9 tipů, jak se soustředit při práci

Psycholožka Tanja Nekola je certifikovanou trenérkou pro trénink paměti. Specializuje se mimo jiné na trénink pozornosti a soustředění a má pro nás devět cenných tipů, jak si udržet nebo dokonce zvýšit koncentraci při práci.

1. Připravte se s dostatečným předstihem

Podle psycholožky je příprava předem důležitá zejména při soustředěné práci. Potřebujete plán, jak se vypořádat s případnými rušivými faktory, které mohou nastat. Jedná se jednak o vnější rušivé faktory, jako jsou e-maily, chytré telefony, sociální média, ale také kolegové a nadřízení a také chaos a hluk na pracovišti. Na druhé straně jsou to vnitřní rušivé faktory, tj. pokusy o multitasking, bloudění myslí (odbočování myšlenek), ale i nedostatek spánku a pohybu, špatná výživa a stres. Aby bylo možné se s těmito rušivými faktory vhodně vypořádat, doporučuje psycholog pravidelný trénink koncentrace a mindfulness. Jako trénink koncentrace jsou vhodné rychlé čtení, meditace a relaxační techniky. Soustředění však podporují také sudoku a křížovky.

Pozor: Zde postačí malé kroky, které se časem vytvoří. Nechcete přece hned ztratit motivaci.

Díky těmto strategiím se budete na pracovišti lépe soustředit:

• Dopřejte si dostatek spánku a začněte den vyváženou snídaní.
• Drasticky omezte čas strávený kontrolou chytrého telefonu.
• Práci, která vyžaduje velké soustředění, odložte na dobu mimo špičku (ráno, pozdě odpoledne nebo večer). Kromě toho si vyčleňte čas na soustředěnou práci a jasně to sdělte kolegům.

2. Správná výživa a zdravý spánek

Udělejte si laskavost a dejte si takový lehký oběd, abyste po něm neupadli do odpoledního kómatu. V opačném případě má tělo plné ruce práce se svým nejdůležitějším úkolem, trávením. Krev bohatá na kyslík pak odchází do trávicího traktu a na mozek a duševní námahu už toho moc nezbývá. Psycholožka také varuje před cukrem. Ačkoli je vlastně dodavatelem energie, bohužel poskytuje pouze krátkodobý vzestup energetické křivky, která pak opět rychle klesá. Místo toho doporučuje „mozkové potraviny“: Ořechy, ryby, avokádo a zeleninu. Ty by se měly kombinovat s intuitivním stravováním – tedy vědomým hledáním bodu nasycení. Nezapomínejte také na šest až osm hodin spánku. Během spánku probíhá v mozku mnoho důležitých procesů, mozek se čistí a spánek je nezbytný pro tvorbu paměti.

Poznámka: Pokud máte tendenci před usnutím dumat, měli byste si své myšlenky zapisovat například do deníku, aby si je mozek mohl odškrtnout a nemusel je stále opakovat. Psycholožka také upozorňuje, že nedostatek spánku může vést k fyzickým i psychickým onemocněním. Každý, kdo s tím má problémy, by měl rozhodně vyhledat pomoc lékaře.

3. Správné volnočasové aktivity

Výběr správných volnočasových aktivit může přispět k většímu soustředění. V první řadě je důležité najít pro sebe vhodnou formu cvičení. Tato sportovní aktivita by měla být prováděná pravidelně a měla by být budovaná pomalu. Pozitivní účinky: Snižuje se stres a tělo se lépe prokrvuje a zásobuje kyslíkem. Uvolňují se také endorfiny. Na druhém místě jsou cvičení zaměřená na pozornost a soustředění, například řešení hlavolamů nebo jiné zájmové činnosti, které vyžadují soustředění. Psycholožka nedoporučuje nic, co by vedlo k nadměrným nárokům, například nadměrné sportování (měřeno individuálními potřebami a fyzickou zdatností a odolností) nebo příliš dlouhé chození ven. Občasný nedostatek spánku je v pořádku, ale neustálá změna spánkového rytmu vede k jevům, jako je víkendový jet lag (silná odchylka doby vstávání a odchodu do postele oproti pracovnímu týdnu vede ke zvýšené ospalosti).

4. Optimální pracovní metoda

Každý, kdo se zabývá optimalizací produktivity práce, se někdy setkal s technikou Pomodoro (technika je pojmenována podle kuchyňského časovače ve tvaru rajčete, který pro ni používal Ital Francesco Cirillo). Při této technice se pomocí časovače zastaví 25 minut soustředěné práce, po kterých se předpokládá pětiminutová přestávka. Psycholožka již na svých seminářích koučovala mnoho lidí z mnoha profesí a ví, že to nelze tak snadno implementovat v každé profesi. „Nemohu doporučit zaměstnanci call centra, aby na chvíli soustředěné práce ztlumil telefon. K tomu mohou pomoci tipy, jako je cvičení ve volném čase, vypnutí po práci nebo zajištění zdravého spánku.“ Každý člověk je individuální, a proto by si měl vytvořit vhodný, optimální program sám pro sebe. Osvědčené metody, jako je technika Pomodoro, zde mohou být dobrým začátkem, abyste si uvědomili, že potřebujete přestávky a jak dlouho vaše soustředění vlastně trvá.

5. Skutečný multitasking se téměř nevyskytuje

Skutečný multitasking, tedy vykonávání dvou činností, které vyžadují plné soustředění zároveň, zvládají jen asi dvě procenta populace. Pokud tedy nepracujete v cirkuse a nežonglujete s míčky při jízdě na jednokolce, pravděpodobně mezi ně nepatříte. Když se mluví o multitaskingu, obvykle se tím myslí rychlé přepínání mezi dvěma nebo více činnostmi. Pomáhá to? Ne. Trpí tím kvalita, všechny úkoly jsou náchylnější k chybám a celkově trvají déle. Co je mnohem lepší, je dobré sebeřízení. Pokud jsou úkoly seřazené podle důležitosti a naléhavosti (například pomocí Eisenhowerovy matice), lze je pak zpracovávat jeden po druhém.

Když na nás čeká několik požadavků najednou, zvládneme to díky těmto strategiím:

• Například zákazník přítomný v prodejně a zákazník na telefonu: Zákazníka na telefonu informujeme, že jeho problém bude vyřízený, jakmile vyřídíme problém druhého zákazníka. Zde je důležitá komunikace.
• Pokud je obtížné určit priority, dohodněte se s nadřízeným, co považuje za absolutní prioritu.

6. Chytré telefony a sociální média

Chytrý telefon a sociální sítě jsou navržené tak, abychom s nimi trávili co nejvíce času. Ale s neustálým posíláním zpráv je nerušená práce stěží možná. Trenér všímavosti a koncentrace doporučuje využívat technologie a jednoduše deaktivovat push zprávy ze sociálních médií a spol. pro fáze soustředěné práce. Pro naléhavé hovory lze definovat skupiny a jako vždy je klíčová komunikace. Informujte kolegy a nadřízené, kdy je váš „čas soustředění“ a nechcete být rušení. Psycholožka si definuje časové úseky například pro vyřizování e-mailů, soustředěnou práci, ale také pro sociální média. Kromě toho je čas bez mobilního telefonu a vědomého používání chytrého telefonu důležitý i ve volném čase. Ti, kteří si v soukromém životě dávají pozor na lákavé aplikace (například nejsou vidět na úvodní obrazovce, vědomě se rozhodují pro nebo proti prohlížení obsahu sociálních médií), se také snáze soustředí na to podstatné v profesním životě.

7. Méně hluku

Odbornice a odborníci se zasazují o vytvoření zón, kde by hluk neměl šanci. Místnosti pro rozhovory, schůzky a telefonní hovory, stejně jako „tiché místnosti“ pro soustředěné přemýšlení a psaní. Kromě toho lze k omezení části hluku použít přepážky v místnostech nebo akustické závěsy. Pokud to zaměstnavatel nechápe, vyhraďte zasedací místnost pro obzvláště náročné činnosti.

8. Pravidelné přestávky

„Musíte si uvědomit, že vaše tělo není uzpůsobené k tomu, aby běželo na plné obrátky 24 hodin denně. A na co mnozí zapomínají: Přestávka musí být SKUTEČNÁ přestávka, ne fáze, kdy krátce zkontrolujete e-maily nebo vyřídíte telefonní hovory.“ Přestávky nemusíte nutně dělat podle techniky Pomodoro (pracujte 25 minut, udělejte si pětiminutovou přestávku), ale podle individuálních potřeb. Po 90 minutách by bylo dobré udělat deseti až patnáctiminutovou přestávku. Nejpozději po čtyřech hodinách by měla být na pořadu dne půlhodinová přestávka. Psycholožka doporučuje používat k plánování přestávek časovač. Postupem času bychom si měli vytvořit vlastní povědomí o tom, kdy bychom měli přestat pracovat.

Následující přestávky jsou vhodné na soustředění:

• Na krátkou chvíli vyjděte na čerstvý vzduch nebo se postavte k otevřenému oknu, abyste se nadýchali čerstvého vzduchu.
• Dopřejte si šálek čaje.
• Krátce opusťte pracoviště a nechte svůj pohled bloudit z okna.

9. Mindfulness v práci

Pokud se soustředíte na přítomný okamžik, je snazší orientovat se v našem světě zaplaveném podněty. Nesáhnete pak hned po pípajícím smartphonu, ale vědomě se rozhodnete, zda se chcete nechat rozptýlit právě teď. „Naučíte se pozorovat své myšlenky a dojmy, aniž byste je hodnotili. Myšlenkám je dovoleno přijít a vy se je naučíte zase pustit. Myšlenky se zatoulají, to je normální, ale výhoda pro všímavé lidi je následující: Rozpoznají to mnohem rychleji a jsou schopní své myšlenky vrátit zpět.“

Mindfulness může mít následující pozitivní účinky:

• Zlepšení kognitivních schopností (větší hustota šedé hmoty).
• Zvýšená kapacita paměti.
• Zlepšení koncentrace.
• Rychlejší reakce.
• Silnější imunitní systém.
• Méně stresu a lepší spánek.
• Může dokonce regulovat krevní tlak a snižovat srdeční frekvenci.